2.6 充分的项目沟通

　　项目沟通管理的目的是使项目组内部成员和项目干系人能及时、准确地得到他所需要的信息，并能正确地理解相关信息。

　　良好的沟通机制是项目各干系人之间思想交流的重要保障。有效的项目沟通管理，使全体项目组成员的思想高度统一、步伐协调一致。因此，项目沟通是项目管理的一个重要组成部分，也是项目管理成功与否及执行好坏程度的一个关键问题。

　　一个项目涉及到的各种未知和风险因素很多，需要协调的事情也多。项目经理的任务之一就是做好沟通和交流，为保证沟通的顺畅，项目组从编制上配备了客户代表，协助项目经理进行项目的沟通工作。项目的沟通包括项目组内的沟通及项目组与外部之间的沟通。

　　项目组内的沟通主要指项目组成员内部的交流沟通。为了让项目组每个成员都能很好地领会项目的目标和下一步计划，让每位成员都清楚自己的任务和责任，项目经理必须保持与项目组成员的日常沟通，听取每位成员的工作心得及其工作进展情况，激励项目组成员的工作积极性。

　　在商业智能项目中，项目组不定期地采用聚餐，团体活动进行沟通。固定的沟通在每天下班后进行一次针对当天工作情况的小总结，时间较短，通常在十几分钟内，目的是为了及时发现项目中出现的问题，并讨论解决措施。

　　定期例会：每周五下午项目组内部和客户方项目组有一个定期交流会，主题是互相交流一周内的工作进展情况；分析已经出现和潜在的风险与问题；总结项目实施中取得好的经验，以保证每一位项目成员在项目中都能发挥出良好的作用。

　　与上级主管的沟通：除了定期的周报和月报，项目经理应与上级主管保持随时的交流与沟通。如果发生突发事件或重要情况，项目经理应立即与上级主管联系，使问题得到及时反映和解决。

　　项目组外的沟通主要是与用户之间的交流和沟通。此类沟通的目的是：使用户及时了解项目进展情况，保证项目按照计划和用户要求的方向推进，使用户认同项目的进度并建立预期。除了平时的口头沟通，项目经理负责根据项目管理规范中的沟通计划（比如双方定期的工作进展报告、交流），反映项目实施中出现的问题，并与用户协商解决方案；正式提出需要用户提供的支持或配合事项及需要用户确定的业务流程等。

　　在商业智能项目中，每周都会与用户进行周例会总结工作、制订计划，并配合解决工作中遇到的相关问题。每周的例会我们会邀请用户相关各部门的领导参加，有决定权的领导的出席，交流会才有效果。我们应积极进行协调，主动邀请用户主持此类的会议。通过增进与用户的沟通，分散和降低项目实施的风险，保证项目最终的顺利割接和验收。

　　所有与用户之间的交流沟通、项目组内部每周的例行沟通都要列入会议纪要，并统一作为项目管理的文档输出一部分。项目沟通的方式可以多种多样：可采取面对面沟通、电话沟通、电子邮件沟通、传真沟通或书面报告等多种方式。沟通是信息的传递，也是相互之间加深了解的桥梁，作为项目经理，必须掌握一定的沟通方法和技巧。