设备采购工作以建立组织开始，经采买、催交、检验、直到最后一批产品通过检验为止，是项目管理的核心之一。通常将设备采购管理分为三个阶段，即准备阶段、实施阶段和收尾阶段。不同的阶段侧重点不同。

　　（一）准备阶段

　　主要工作有建立组织、需求分析、熟悉市场、确定采购策略和编制采购计划。

　　1.建立组织

　　（1）成立采购小组，执行设备采购程序。根据设备的采购难度、设备技术的复杂程度、预估的资金占用量的大小、设备的重要程度及各个采办单位的组织机构的不同，成立的组织也各不相同，国内最常见的是成立设备采购小组。其特点是：暂时性、灵活性、针对性。由于是针对特定的设备成立的采购小组，采购小组目标明确，分工清晰，任务落实，往往有较高的功效。

　　（2）设备采购小组的采买行为应符合《中华人民共和国招投标法》的要求。

　　2.需求分析、熟悉市场、

　　（1）对拟采购的设备的技术水平、制造难度、特殊的检查仪表或器材要求、第三方监督检查要求（如果合同有要求的话）、对监造人员的特殊要求、售后服务的要求等方面做一个全面、细致的分析。

　　（2）调查市场情况，重点调查原材料的供给情况、有类似设备的制造业绩的厂商情况、潜在厂商的任务饱和度、类似设备的市场价格或计价方式、类似设备的加工周期、不同的运输方式的费用情况等。

　　3.确定采购方式和策略

　　通过需求分析，在对潜在供货商的调查的基础上，结合项目的总体目标和设备的具体特性，确定采购方式和策略。

　　（1）对潜在供货商的要求

　　1）能力调查。调查供货商的技术水平；调查供货商生产能力，了解供货商的生产周期。

　　2）地理位置调查。调查潜在供货商的分布，分析供货商的地理位置、交通运输对交货期的影响程度。例如超大型设备的制造和运输，若供货商的制造基地远离港口，就很难满足采购方整体到货的要求。若大宗设备在西北制造，项目所在地地处南方，则运输周期和费用都会大大降低该供货商中标的概率。

　　（2）确定采购策略

　　在完成需求分析和市场调查的基础上，确定采购策略：即采用公开招标、邀请报价还是单独合同谈判的方式进行采购。

　　1）对于市场通用产品、没有特殊技术要求、标的金额较大、市场竞争激烈的大宗设备、永久设备应采用公开招标的方式；

　　2）对于拟采购的标的物数量较少、价值较小、制造高度专业化的情况，可以采用邀请报价的方式；

　　3）对于拥有专利技术的设备、为使采购的设备与原有设备配套而新增购的设备、负责工艺设计者为保证达到特定的工艺性能或质量要求而提出的特定供货商提供的设备、特

　　殊条件下（如抢修）为了避免时间延误而造成更多花费的设备，宜采用单独合同谈判的方式。

　　4.编制采购计划

　　（1）设备采购计划的主要内容：设备名称（包括附件、备件）；型号、规格、数量、预计单价；技术质量标准。

　　（2）设备采购过程的里程碑计划。设备采购应服务于项目的总体计划。设备采购计划应结合项目的总体进度计划、施工计划、资金计划进行编制，避免盲目性。

　　例如：根据项目的总体进度安排，反推设备采购的招标里程碑、订单里程碑、监造计划、检验运输里程碑等，以保证设备能按项目的总体进度计划到达项目指定的地点。

　　（二）实施阶段

　　主要工作包括接收请购文件、确定合格供应商、招标或询价、报价评审或评标定标、召开供应商协调会、签订合同、调整采购计划、催交、检验、包装及运输等。

　　（三）收尾阶段

　　主要工作有交接、材料处理、资料归档和采购总结等。