投标文件应严格按照招标文件的要求编制投标文件，并对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。投标文件又称标书，一般由投标函、投标报价表、资格证明文件、物业管理方案、招标文件要求提供的其他材料等几部分组成。常见的做法是将投标文件根据性质分为商务文件和技术文件两大类。

（1）商务投标文件（或称物业基本情况）

1）公司简介。包括投标公司的资质条件、以往业绩、人员等情况。

2）公司法人地位及法定代表证明。包括资格证明文件（营业执照、税务登记证、企业代码以及行业主管部门颁发的资质等级证书、授权书、代理协议书等）、资信证明文件（保函、已履行的合同及商户意见书、中介机构出具的财务状况书等）。

3）投标报价单及招标文件要求提供的其他资料。

商务文件要求投标人按招标要求和行业标准真实反映企业的情况和详细的报价。

（2）技术文件

技术文件又称技术指标，主要是物业管理方案和招标方要求提供的其他技术性资料。

应注意，有的招标条件要求在技术文件中禁止透露可以反映企业情况的数据、文字、报价等，在准备材料时应按招标要求准备相关资料。