（一）行政筹备工作

行政筹备工作主要包括组织机构设立与收费许可手续的办理，解决项目经营许可问题，是项目能否合法开业的前提条件。

（1）组织机构成立。主要内容有申请营业执照、组织机构代码证、税务登记证，印章办理，基本账户设立等，分别向工商部门、质量监督部门、税务机关、公安部门、银行申报。

（2）收费许可。由于各地法规要求不同，收费许可通常通过报批和报备方式办理。报批项目需向主管部门申报批准后方可收费。无论是报批还是报备，物业服务收费标准都应在经营场所对外公示，做到明码标价、亮证收费。

（3）机构设立和收费许可申报所需材料及流程可向当地主管部门或办事窗口讯问、索取，按其规定程序准备资料申报即可。

（二）人力资源筹备工作

人力资源筹备工作是所有工作开展的基础，也是项目能够有效运转的关键条件。人力资源定编是否能满足项目运转需要，人员能否及时保障到位，员工能力是否能胜任岗位要求，是人力资源筹备需重点考虑的内容。

1.物业管理处组织架构

物业管理处作为最基本的经营单元，应当配置相对完整的组织保障物业管理处的正常运作。通常物业管理处典型架构设置职能部门包括支持部门（综合事务部）和专业服务部门（客服、工程、秩序、保洁、园艺）等职位。但实际设置组织时通常会依据客户需求、委托合同约定、不同类型物业特点等，首先确定服务内容／服务界面／服务时间，然后再确定组织架构。

2.人力资源定编

项目人力资源定编通常需考虑项目正常服务人员和集中入住装修阶段支援人员。人力资源定编计划应明确分工、工作时间、工作区域、责任范围、人员配置数量。

（1）项目正常运行人力资源配置计划原则上应借鉴物业服务投标书的配置，并结合项目规模、交付进度、设施设备配置情况、园林面积、出人口数量等实际需要进行优化，编制正常期人力资源配置计划。

（2）由于入住手续办理集中，业主装修或乔迁工作量较大，为了保障项目在集中入住及装修阶段各项工作的正常开展，物业管理处在集中入住装修阶段通常会考虑必要的支援人员，根据项目交付量及时间确定支援人员配置计划。

（3）人员到位时间是人力资源配置计划需重点考虑的要素。到位时间短，会影响筹备工作的推进和前期工作的效果；到位时间长会增加项目的经营成本。所以物业管理处需根据项目的复杂程度确定人员进场时间（通常物业管理处管理类／专业主管在项目人住时间前两个月进场，操作类员工根据熟悉现场和掌握人住期间岗位须知所需的培训时间进场）。

3.招聘

人力资源的招聘或调拨需根据配置计划确定的到位时间开展，物业管理处团队可以通过从企业其他项目调配或面向市场招聘方式组建，招聘渠道包括人才市场、招聘网站等，同时也可以通过劳务公司输入人员；对于外包服务也应在合同中明确人员到位时间并跟进，让外包机构提前招聘，确保人员及时到位。

4.培训

为了确保项目管理团队熟悉前期运作筹备的工作内容、工作要求、关键时间节点等，物业管理处需组织对管理服务人员进行必要的培训。项目入住前培训包括项目交底、人职岗前培训和入住专项培训。

为了让管理服务团队熟识项目，明确项目管理的关键要素，物业管理处可以通过召开项目交底会，组织熟识项目人员（如参与投标人员）与财务管理部门对管理团队进行交底，包括：

（1）项目的基础信息。包括：项目的基本概况、建设施工单位等相关单位背景、主要设施设备的配置情况、人力资源配置情况、周边同质项目（或竞争楼盘）的情况。

（2）项目前期物业服务委托合同的关键条款。包括：合同委托期限、合同续签及中止条件；委托服务范围、内容及服务标准；物业服务质量的监管及考核的要求；物业产权归属及权益分配（如车库、会所等）的约定；经营管理方面的约定；违约责任、：其他关键性条款。熟悉商品房买卖合同中关于前期物业管理部分的有关业主权利义务重要条款的摘要。

（3）财务交底。包括：项目收费面积及收费要素（包括房产编号、房产建筑面积、收费面积、业主资料等）；物业服务费标准；停车场管理费、中央空调运行维护费、集中采暖费标准；代收代付费用（如水费）标准；对空置物业费、前期介入费、物资装备费等费用的约定；对经营亏损补贴、利润（权益）分成、管理酬金等方面的约定；与建设单位的费用结算时间、付款账号等；对临时用水用电费用的约定、水电过户的约定；建设单位向业主赠送或减免（物业费、停车费）的情况；违约金、奖励金的约定；费用收缴率的约定；其他费用（如专项维修工程费用）的约定；建设单位对报表格式、报表提交时间、审计要求等的约定；项目的承接预算、项目的经营盈亏结果。

（4）建设单位及其他相关单位的关键联系人（负责人和联系人等）。入职岗前培训主要让员工具备岗位工作能力，能够胜任岗位要求；人住专项培训主要是让员工掌握集中人住装修阶段的事务处理能力，为业主提供优质的人住服务体验。