《项目管理与采购》重点知识：制作投标书的注意事项

　　制作投标书的注意事项

　　投标文件（本文简称投标书）是投标公司最重要的一部分，如果制作不当，不仅会使之成为无效标，而且很容易产生废标（《政府采购法》规定，当符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质性响应的供应商不足三家的，就应予废标），而此中更重要的就是投标书还是评标的主要依据，是事关投标者能否中标的关键要件。综合一些投标者在制作投标书方面的失败教训，投标者在制作投标书的过程中，必须对以下五个方面引起足够重视。

　　——“投标须知”莫弄错。“投标须知”是招标人提醒投标者在投标书中务必全面，正确回答的具体注意事项的书面说明，可以说是投标书的“五脏”（喻指投标书的“心脏”、“肝脏”、“肾脏”等五脏）。在制作大型数据率的成功交易业务记录时，某投标者将“近三年”，理解为“近年”。将“成功交易业务记录”理解为“内部机构成功开发记录”，以致于使形成的投标书违背了“招标须知”，成为废纸一张。

　　——“实质要求”莫遗漏。《政府采购法》，《招标投标法》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等法律法规都规定：投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应。这意味着投标者只要对招标文件中的某一条实质性要求遗漏，未作出响应，都将成为无效标。如某招标文件规定，投标者须具备5个方面的条件。若投标者E遗漏了对“招标货物有经营许可证要求的，投标人必须具有该货物的经营许可证”这一要求作出的响应；投标者F在投标书中遗漏了对“投标人必须取得对所投设备生产企业的授权文件”这一要求作出的响应，则投标者E和投标者F，都将因“遗漏”而被淘汰。

　　——“重要部分”莫忽视。“标函”、“项目实施方案”、“技术措施”、“售后服务承诺”等都是投标书的重要部分，也是体现投标者是否具有竟争实力的具体表现。倘若，投标者对这些“重要部分”不重视，不进行认真、详尽、完美的表述，就会使投标者在商务标、技术标、信誉标等方面失分，以至于最后落榜。例如，投标者不重视写好“标函”，则就会在“标函”中不能全面反映本公司的“身价”，不能充分表述本公司的业绩，甚至将获得的重要奖项（省优、市优、鲁班奖等），承建的大型重要项目等在“标函”中没有详细说明，从而不能完全表达本公司对此招标项目的重视程度和诚意。再如，一些投标者对“技术措施”不重视，忽视对拟派出的项目负责人与主要技术人员简历、业绩和拟用于本项目精良设备名称的详细介绍，以致于在这些方面得分不高而出局。

　　——“细小项目”莫大意。在制作投标书的时候，有一些项目很细小，也很容易做，但稍一粗心大意，就会影响全局，导致全盘皆输。这些细小项目主要是：①投标书未按照招标文件的有关要求封记的；②未全部加盖法人或委托授权人印签的，如未在投标书的每一页上签字盖章，或未在所有重要汇总标价旁签字盖章，或未将委托授权书放在投标书中；③投标者单位名称或法人姓名与登记执照不符的；④未在投标书上填写法定注册地址的；⑤投标保证金未在规定的时间内缴纳的；⑥投标书的附件资料不全，如设计图纸漏页，有关表格填写漏项等；⑦投标书字迹不端正，无法辨认的；⑧投标书装订不整齐，或投标书上没有目录，没有页码，或文件资料装订前后颠倒的等。

　　——“联合制作”莫轻视。在实际招标采购中，有时会发生两个以上的供应商组成一个投标联合体，以一个投标人的身份投标。这样，投标书就需要几家供应商一起合作。那参加联合制作的任何一方都不能轻视，如果大家都持不重视态度，就会发生你依他、他依你，大家都不认真，都不负责，以致于形成无效标的情形。例如，在一次大型工程招标中，有9个供应商组成联合体投标。由于大家都不重视投标书制作，制作前也没有哪一方询问其他方是否符合《管理办法》第三十四条所规定的“联合体各方均应当符合政府采购法第二十二条第一款规定的条件”，即：“具有独立承担民事责任的能力”。结果，投标书发出后，被人举报查实，其中有一方不具有独立承担民事责任的能力，其法人资格证书是租的，以致于使这份联合制成的投标书成为无效标，所以，联合体各方千万不可轻视投标书的联合制作，务必做到制作时首先要验证各方是否具备投标资格，并且当采购人根据采购项目的特殊要求规定投标人特定条件的，联合体各方中至少有一方符合采购人规定的特定条件；其次，联合体各方应当签订共同投标协议，明确约定联合体各方承担的工作和相应的责任，尤其不能缺少出了问题，责任人应当承担多大经济责任的内容；再次，投标书制成后除牵头方认真汇总校对外，还要明确1-2方进行复核，且不能忘记将共同投标协议作为投标书附件一并提交招标采购单位。

　　四月下旬，在L县座谈调研时，某采购单位经办人的发言让笔者回味许久：“评标专家对投标文件的评判依据到底是什么？一次开标，两次评审结果截然相反，又到市里评审才予定夺。”他还说：“为了提高电算化教学水平，我校采购了122台笔记本电脑，从戴尔、HP、联想、IBM和索尼中产生，今年元月初招标到四月中旬才确定成交人，耗时三个多月，严重影响了教学计划”。笔者翻开招标项目档案，个别走访座谈了4名评标专家（他们分别为甲、乙、丙、丁）和参与评标的采购单位1名经办人，了解了招标采购活动中投诉的全过程，感觉到该县有些评标专家业务素质、评标技能和保密观念应当高度重视。

　　评审经过

　　第一次中标候选人产生过程。评标委员会依法组建后，他们首先对X、Y、Z三家投标报价最低为549688元的X投标文件进行评审。综合评审结果时，甲提出：“招标文件规定光驱：DVDRW，而其投标文件写的是：COMBO.招标人要的是带刻录功能的，而此投标人提供的是不带刻录功能的。没有响应招标文件实质性要求，建议对其作废标处理。”乙称：“不属于重大偏差，但必须要他签写提供带刻录功能光驱的保证书。”丙说：“其他条件都符合，这么大采购规模的项目，就因这一小点疏忽判定其废标，太可惜了，我认为是有效投标。”丁道：“X的投标参数DVDRW存在负偏离问题，但可作轻微偏差处理，同意定为合格标。”参与评审的采购单位经办人也认为：“不属于重大偏差。”最终，评标委员会负责人要求X投标人作出提供符合招标文件规定的光驱，其书面承诺为：“光驱部分保证提供刻录功能（DVDRW），投标价格不变。”在评标委员会向招标人提交的报告中，将X投标人定为第一中标候选人，对外公示两天。

　　第二次定为废标。公示第一天，招标人就收到Y的质疑，同时向招标投标监督机构进行了投诉。其内容基本一样。主要的阐述：“招标文件要求提供光驱为DVDRW，而X投标文件载明的是COMBO（康宝），这两者有明显区别。一是功能上，COMBO只能读取DVD光盘，刻录CD光盘（最大容量不超过0.8GB），而DVDRW不仅能读取DVD光盘，而且能刻录DVD光盘（容量至少达4.7GB）；二是价格上，普通的DVDRW和康宝（COMBO）的价格差别近80元/台，而品牌电脑原装的DVDRW和康宝的价格差别超过100元/台。我方认为，目前第一中标人所投产品的配置不符合招标文件要求的最低配置要求。”采购人的答疑函说：“经依法组建的评标委员会三分之二以上专家评定：关于COMBO（康宝）与DVDRW的偏差问题，不属于重大负偏离，符合招标文件要求。甲投标人已作出书面承诺。”次日，监督机构召集评标委员会的原班专家重新评审，得出的结论为：“经各评委复议，甲投标文件的有关技术参数，没有响应招标文件要求，故作废标处理。因此次有效投标不足三家，建议招标人重新招标。”

　　这时，采购人提出：我单位下学期的教学计划已经确定，还要对老师进行培训，必须迅速采购到位，否则耽误教学。

　　在监督机构、评标委员会的共同努力下，又评审乙方为第一中标候选人，对外公示。

　　次日，甲向招标人和监督机构递交了投诉书称：“戏剧般的变化，荒唐之极，我公司感到非常的震惊”：“在评标过程中，专家评委已经提出这个问题，还要求我公司对该问题作出了书面承诺，既然要我公司做出承诺，就应当认同承诺书为投标书的一部分，所谓的技术参数部分不存在成为重大偏差。”“我们认为，招投标采购活动公平、公正，评审结论也是这些专家评委严格审定的、非常严肃的结果，岂能如儿戏般的更改？这是对我公司极不负责任的行为。”

　　第三次到更有权威性的机构评审。为了体现公正性，该县招投标监督机构要求招标人到市抽取专家组建评标委员会重新评审。评标委员会提交的报告称：“X符合资质要求，但技术参数偏离招标文件要求（即招标文件要求光驱DVDRW，而投标文件为COMBO）；Z资质符合要求，技术参数全部响应，报价为578563元； Y资质符合要求，技术参数完全响应，报价为550943元；经评委一致推荐乙为第一中标候选人，丙为第二中标候选人”。 甲既未定为废标，也未让其为中标候选人存在的问题

　　没有依照法定程序评标。招标采购单位依法组建的评标委员会后，应按照法律法规规定的“五步走”程序评审：即对所有投标文件进行资格性检查和符合性检查、澄清有关问题、比较与评价、推荐中标候选供应商名单、编写评标报告。谁报价最低就评审谁，是不符合《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部长第18号令）和《政府采购评审专家管理办法》（财库[2003]119号）文件规定。

　　第二、对没必要澄清的问题进行了澄清。财政部长第18号令第54条（二）规定：“对投标文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容，评标委员会可以书面形式（应当由评标委员会专家签字）要求投标人作出必要的澄清、说明或者纠正。”而甲在投标文件中对光驱的表述非常清楚，不存在个别评标专家要求“澄清其含义不明确”等问题。

　　要求投标人作出的承诺内容已超出了投标文件的范围。投标人的澄清、说明或者补正应当采用书面形式，由其授权的代表签字，并不得超出投标文件载明的光驱范围或者改变投标文件的实质性内容，要求提供符合招标文件规定的光驱已破坏了原有的公平性。如果评标委员会可以要求投标人甲写出超出其投标技术参数范围、符合招标文件规定光驱要求的承诺书，那么投标人丙也要求作出降低报价的承诺，评标委员会是否也应当许可？！否则丙能罢休？因为这严重违反了招标文件设定的竞标平台。

　　评标专家对评审过程缺乏保密意识。据了解，评标结束后，有些评标专家在外侃侃而谈招标项目的评审细节，特别是对模棱两可问题的评判或者对评标专家自由裁量权判定的问题，毫无顾忌的介绍给他人，这是不可容忍的违法行为。据查，四名专家评委中，有一名是IT相关专业毕业但未从事IT工作且并不怎么了解市场行情、两名从事IT工作不满五年且不具有高级职称或者具有同等专业水平，他们没有达到法规规定专家条件。

　　没有及时建议依法改变采购方式，满足采购人要求。按照财政部长18号令第四十三条规定，评标委员会获悉招标人紧急采购意图后，在有效投标人不足三家且缺乏竞争力的前提下，应当审查招标文件有没有不合理条款、招标公告时间及程序是否符合有关法律规定，在这些方面没有问题的前提下，应当建议招标人采购竞争性谈判、询价或者单一来源方式采购，而不宜一味的建议重新招标。

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