在沟通机构建立后，编制了沟通的制度和具体流程，规定了各方的责任和权利以及相应的奖惩条例，并以具体的流程来规范各方的沟通行为，其中包括一般情况和紧急情况下的沟通方式。　　

　　（1）要求各方必须建立相应的沟通机制，列出沟通责任人员的名称、职务、联系方式和负责的范围，其中包括对内和对外沟通范围。

　　（2）要求各方人员应进行对等沟通，即技术层人员与技术层人员沟通，管理层人员与管理层人员沟通，尽量避免2个不同单位之间的跨层沟通，以防产生不必要的误会。

　　（3）在同一单位内，各层之间要掌握沟通内容和深度，技术人员应清楚向管理层反映什么情况，什么内容，期望管理层解决什么问题；管理层也需要知道应解决什么问题。

　　（4）沟通的响应时间应明确，什么问题需要多长时间响应，应记录每次响应时间，对超时响应的况进行原因分析，对于无故拖延响应的给予一定的惩罚。

　　（5）定期召开碰头会，碰头会主要由项目的管理层和相关的技术人员参与，集中各方的工程进度完成情况和在工程中遇到的问题，提出工程中隐存的风险，探讨降低风险的手段。

　　（6）确定紧急情况下的沟通方式和投诉途径。

　　（7）确定项目监理方在沟通中的主导地位，负责组织各方定期开会，解决有争议的问题。