电子采购运行程序的设计及执行[上]

　　供应商在电子采购网上注册，经审查通过后取得电子签名，在相关主管部门登记注册，并将基本信息录入电子数据库。各采购部门根据政府采购预算系统的预算和本部门的采购需求确定采购计划，对每次需求制定采购需求书，并在网上公布，然后根据实际情况选择适合的采购方式。然后，由评标系统及专家根据评标标准确定中标供应商，再通过电子数据交换系统EDI与之签订电子合同。供应商履行合同条款，采购方监督货物是否收到、服务是否提供，是否与合同一致，核对无误后开出发票，在线付款，整个过程都在政府采购监督系统的监督下进行。

　　该系统由几个模块组成：

　　登陆认证系统

　　政府采购电子系统为所有参与者提供统一的登陆浏览界面，同时出于安全性、可靠性和方便性的考虑，所有相关系统应以统一入口方式登陆。

　　首次登陆的供应商、采购人或其他机构均需要注册，并提供公司名称、电话、国家地区等基本信息。供应商为了方便以后参与，还需在供应商资料库中完善资料，填列所提供产品和服务的名称、类别、详细规格资料等方面信息。注册是一个对注册者资格、真实性的检查过程，注册者需要提供证明其资格的相关书面材料，到特定地点确认后，注册的用户名及密码才能生效，赋予权限，给予登陆“私密钥匙”及数字证书。注册后取得登陆的用户名、密码、个人数字证书等机密性资料，可核实使用者的身份及保障数据递交之完整性。

　　登陆系统为所有使用者提供共同的界面、系统资源，但会有不同的用户权限。登陆系统是政府采购电子系统的入口，连接其他所有的分支系统，可以通过该系统了解到正在进行和已经完成的所有采购信息、厂商概况及产品资料，对《政府采购法》或电子采购系统有疑问的也可以在该子系统进行查询。通过登陆认证系统可以进入其他所有系统。

　　政府采购信息系统

　　政府采购信息系统是整个政府采购电子系统中最庞大的信息库，几乎包含了所有相关信息，并提供发布、索引、搜寻、统计等快捷信息检索功能。

　　信息公告模块 该模块是所有政府采购相关信息的公告版，并可以按时间、类别、关键字等进行信息搜索。其中，重要的功能是招标公告发布，可为采购主体提供招标公告的新增、补充、解释等操作，采购主体将采购需求通过系统登陆需求的名称、数量等基本数据，选择理想的采购方式。每一份招标公告都有单独的编号，编制完毕，系统自动传送，将其发给提供相关产品或服务的注册厂商或供应商。

　　产品目录模块 它是采购中系列产品和服务信息的组合，一般包括产品名称、基本内容和购买说明，是产品服务采购的指南，对政府采购扶持中小企业的发展也有重大意义。采购涉及上百万种产品，建立通用的电子采购产品目录、对产品性质进行认定非常重要。但是，目前国际上电子采购产品目录标准很多，如产品分类标准有UNSPSC、G2B（PPS）等，产品认定标准有UCC-R、EAN-B、GTIN（14）等，产品目录缺乏统一模本，在实际采购时不能完全满足采购人的需要，要进行更多研究。制定的产品目录范围要广，同时建立在公开的、统一的标准之上，最后还要对如何充分发挥目录的作用进行深入研究和测试。

　　厂商或专家资料库 生产厂商或供应商资料库汇集着所有经过注册登陆系统登记的厂商、供应商的基本数据情况，同时也记录着他们所有参与采购的记录、合同执行情况；评标专家资料库将传统政府采购的评标专家库移植到了电子系统中来，专家库需要制定一套严格的标准、工作守则以及相应的违规处罚措施，且使用时采取随机抽取的方式；拒绝往来厂商名单记载着所有参与政府采购的厂商、供应商合同执行的基本情况以及采购过程中违规的行为，供应商的任何一次违规都将影响今后的竞标。

　　数据统计信息 该系统可以实现将年度、季度、月份的采购额自动统计的功能，同时，还可按一定的标准如货物、服务、工程甚至按照产品类别细分，定期将统计数据公布在信息公告平台，节省了传统数据统计分析的巨大困难。同时，所有发生的交易自动生成数据，更有利于采购需求分析及方便后续计划管理，厂商也更方便地了解市场需求状况。

　　相关法规和使用说明 电子系统应提供整个系统的操作使用说明，还应该列示所有的与采购相关的法律法规，如《政府采购法》、《招标投标法》、《合同法》和相关法规等，为参与人员依法办事提供支持。