1、监理工程师处理双方所提出的索赔必须以合同为依据

尽管监理工程师受雇于业主，但当其遇到索赔事件时，则必须以完全独立的裁判人的身份，站在客观公正的立场上审查索赔要求的正当性。监理工程师必须对合同条件、协议条款等有详细的了解，以合同为依据来公平处理合同双方的利益纠纷。但有时合同文件本身也会引起索赔，由于合同文件的内容相当广泛，包括合同协议、图纸、合同条件、工程量清单以及许许多多来往的函件和修改变更通知，以致自相矛盾，或者可作不同解释，导致合同纠纷。根据国家工商行政管理局、建设部的建设工程施工合同示范文本，合同文件应能互相解释、互为说明，除合同另有约定外，其组成和解释顺序如下：

1）协议条款。

2）合同条件。

3）洽商、变更等明确双方权利义务的纪要协议。

4）招标承包工程的中标通知书、投标书和招标文件。

5）工程量清单或确定工程造价的工程预算书和图纸。

6）标准、规范和其他有关技术资料、技术要求。

2、监理工程师必须注意资料的积累

积累一切可能涉及索赔论证的资料，同施工企业、建设单位研究的技术问题、进度问题和其他重大问题的会议应当做好文字记录，并争取会议参加者签字，作为正式文档资料。应建立严密的监理日志，承包方对监理指令的执行情况、抽查试验记录、工序验收记录、计量记录、日进度记录以及每天发生的可能影响到合同协议的事件的具体情况等，同时还应建立业务往来的文件编号档案等业务记录制度，做到处理索赔时以事实和数据为依据。

3、及时、合理地处理索赔

索赔发生后，监理工程师必须依据合同的准则及时地对索赔进行处理，任何在中期付款期间，将问题搁置下来，留待以后处理的想法将会带来意想不到的后果。如果承包方合理的索赔要求长时间得不到解决，单项工程的索赔积累下来，有时可能会影响承包方的资金周转，使其不得不放缓速度，从而影响整个工程的进度。此外，在索赔的初期和中期，可能只是普通的信件往来，拖到后期综合索赔，将会使矛盾进一步复杂化，往往还牵涉到利息、预期利润补偿、工程结算以及责任的划分、质量的处理等，因此尽量将单项索赔在执行过程中陆续加以解决。这样做不仅对承包方有益，同时也体现了监理工程师处理问题的独立性。既维护了业主的利益，同时又照顾了承包方的实际情况。监理工程师必须注意双方计算索赔的合理性。如由于业主的原因造成工程停工，承包方提出索赔，机械停工损失按机械台班单价计算、人工窝工按日工资单价计算，显然是不合理的。机械停工由于不发生运行费用，应按折旧费加以补偿。同样对人工窝工，承包方可以考虑将工人调到别的工作岗位，实际补偿的应是工人由于更换工作地点及工种造成的工作效益的降低而发生的费用。

4、加强主动监理，减少工程索赔

在我国，监理与承包企业是为完成同一项工程而作的不同分工，必须提倡主动监理，不要等到工程完工以后才进行验收。要在工程的实施过程中将预料到的可能发生的问题告诉承包企业，避免由于工程返工造成工程成本上升，这样也可以减轻承包企业的心理压力，减少承包企业想方设法通过索赔途径来弥补工程成本上升所造成的利润损失。另外，监理工程师在项目实施过程中，应对可能引起的索赔进行预测，尽量采取一些措施，进行补救，避免索赔的发生。