青档字[2000]43号

　　二〇〇〇年六月二十八日

　　第一章　　总则

　　第一条　为适应小城镇建设的需要，加强小城镇建设档案的管理，根据《中华人民共和国档案法》和《青岛市档案管理条例》，结合本市实际情况，制定本办法。

　　第二条　本办法所称小城镇建设档案，是指建制镇、乡在城镇规划、建设和管理中形成的应归档保存的文字、图表、音像等不同形式与载体的文件材料。

　　第三条　本办法适用于本市行政区域内乡镇驻地城镇建设的档案管理。

　　第四条　小城镇建设档案，是乡镇档案的重要组成部分，小城镇建设档案工作应在乡镇党委、政府的领导下，实行统筹规划、统一管理，维护档案的完整、安全，便于社会各方面利用的原则。

　　第五条　各区、市及乡镇应加强对档案工作的领导，把小城镇建设档案工作作为小城镇规划、建设和管理的重要环节，纳入当地小城镇建设发展规划和工作计划，纳入分管领导的岗位责任制，确保档案工作与小城镇建设的同步进行。

　　第六条　乡镇主管小城镇建设的部门（以下简称乡镇建设主管部门）应建立小城镇建设档案工作，落实人员，为档案工作的开展提供必要的条件。

　　第七条　小城镇建设档案室按乡镇综合档案室的分室设置，负责小城镇建设档案的收集、整理、保管和利用，并按规定定期向乡镇档案室移交档案。

　　第八条　从事小城镇建设档案工作的人员应具备高中以上文化程度，并经过有关专业知识的培训，取得岗位资格证书后方可上岗。

　　第二章　　文件材料的形成与归档

　　第九条　乡镇应根据国家有关规定和本地区的实际，制定小城镇建设文件材料的归档制度。

　　第十条　乡镇建设主管部门或建没单位在与有关单位签订城镇规划、勘测、设计、施工合同时，应在合同中明确规定编制、提交档案的内容、数量、时间、要求和违约责任。

　　第十一条　工程项目的勘测、设计、建设和施工单位应指定专人负责项目文件材料的收集、整理、归档及档案移交工作。

　　项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。竣工时，由总包单位向建设单位提交完整、准确的档案。

　　实行工程建设现场指挥机构管理的项目，竣工时，由现场指挥机构向建设单位提交档案资料。

　　项目由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，交建设单位汇总、整理或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。

　　第十二条　重要建设项目竣工验收时，乡镇建设主管部门的档案人员应参加验收，竣工材料不完整、不准确的应限期补做。

　　第十三条　工程项目结束后6个月内，项目承担单位应按规定向委托规划、勘测、设计单位或建设单位移交档案。城镇规划、勘测及设计项目档案移交的内容依据有关协议、合同确定；工程项目文件材料的立卷整理和移交范围可参照青岛市档案局制定的《基本建设档案案卷整理规范》执行。

　　第十四条　乡镇驻地的机关、团体、企业、事业单位及其他组织在项目建设活动中应按以下范围向本乡镇建设主管部门移交档案：

　　（一）管理基础文件材料：城镇建设管理、历史沿革、行政区划、人口情况及经济、地名、地质、地震、水文、气象、资源等材料；

　　（二）城镇规划文件材料：城镇现状、总体规划、分区规划、详细规划、规划实施图及说明等材料；

　　（三）勘察、测绘文件材料：地形图、测量成果、工程地质和水文地质、钻探等方面的图表和文件材料；

　　（四）基础建设文件材料：城镇道路、桥梁、涵洞、给、排水、煤气、供热、河道、防洪、堤坝等工程现状图、竣工图和文字材料等；

　　（五）园林、名胜文件材料：城镇绿化、公园、苗圃、雕塑、文物、古迹、古树名木、名居、纪念建筑物等方面的现状图、竣工图、修缮纪录和文字材料等；

　　（六）环境保护文件材料；"三废"污染普查和污染监测报告、治理规划、治理建设工程竣工图和文字材料等；

　　（七）电业、邮电设施文件材料：电力、电讯、广播和电视设施以及地上、地下电缆线路的现状图、竣工图和文字材料等；

　　（八）工业建筑文件材料：工厂、矿山、仓库建筑总平面图，综合管线竣工图、主要建筑物竣工图、竣工验收材料等；

　　（九）民用建筑文件材料：党政机关、科研单位、办公楼、礼堂以及影剧院、图书馆、文化馆、体育场、医院、学校、宾馆、旅游建筑、商业服务等建筑工程和住宅建筑的总平面图、综合管线竣工图、主要建筑物竣工图、项目审批、竣工验收材料等；

　　（十）科研文件材料：小城镇建设的专题著作、研究报告、论文和新技术、新工艺的图纸和文字材料等；

　　第十五条　小城镇建设档案的形成应能满足各方归档保存的需求，如档案形成难以满足各相关单位的工作需要时，其原件一般应遵循谁投资、谁所有的原则归建设单位保管，其他单位可保存复制件。

　　第十六条　工程项目应按规定编制竣工图，归档材料应完整、准确、系统，书写和载体材料宜于长久保存。

　　第十七条　建设项目档案移交时，交接双方应对档案进行登记、清点，并分别在档案移交目录上签字。

　　第三章　　档案的管理

　　第十八条　乡镇建设主管部门和建设单位应配置档案库房和装具，建立健全档案管理、保管、鉴定、借阅等制度，编制必要的检索工具，满足单位、社会对档案利用的需求。

　　第十九条　档案库房应采取防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防虫鼠等措施，确保档案的安全。

　　第二十条　小城镇原有建筑物、构筑物和地下管线凡没有档案或档案不完整的，项目建设单位或档案的保管单位应负责收集、补测或复制。

　　第二十一条　不具备档案保管条件的建设单位，经双方协商同意，其基本建设档案可由乡镇综合档案室接收或代管。

　　第二十二条　小城镇建设档案一般按建设管理（含管理基础和科研部分）、规划勘测、基础建设（含园林名胜、环境保护和电业、邮电设施部分）、工业建筑、民用建筑等类别进行管理，各乡镇可结合各自实际，制订本地区的小城镇建设档案分类方案。

　　第二十三条　乡镇建设主管部门和建设单位应建立技术文件变更制度，凡建设项目在使用、维护和管理过程中发生变化的都应办理档案变更手续，并及时通知保管该项目档案的乡镇档案管理部门。乡镇档案管理部门应依据有关材料，变更档案内容，确保档案的完整、准确。档案变更应明确体现变更依据、变更内容、变更处数、变更时间及变更人。

　　第二十四条　停建、缓建的工程项目，其档案应由建设单位集中保管。

　　第二十五条　产权变动企业的工程档案按国家有关规定处理。

　　第二十六条　建设项目档案的保管期限分为永久、长期、短期三种，建设项目档案实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

　　第二十七条　档案鉴定工作应由单位领导、专业术人员和档案人员共同组成档案鉴定小组，并按规定进行，对无保存价值需销毁的档案须由监定小组提出意见，登记造册，经单位分管领导批准后，方可销毁。档案销毁时应由两人以上监销，并在销毁清册上签字。

　　第四章　　附则

　　第二十八条　本办法由青岛市档案局负责解释。

　　第二十九条　本办法自发布之日起执行。