记录是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件，它是重要的信息资料，为证实可追溯性以及采取预防措施和纠正措施提供依据。安全评价机构所产生的记录覆盖于过程控制的各个环节。

记录具有如下功能：

（1）是安全评价过程控制体系文件的组成部分，是安全评价职能活动的反映和载体。

（2）是验证评价过程控制体系运行结果是否达到预期目标的主要证据，具有可追溯性。记录可以是书面形式，也可以是其他形式，如电子格式等。

（3）安全评价质量管理记录为采取预防和纠正措施提供了依据。

记录的设计应与编制程序文件和作业文件同步进行，应使记录与程序文件和作业文件协调一致、接口清楚。

根据管理手册和程序文件的要求，应对安全评价过程控制所需记录进行统一规划，同时对表格的标记、编目、表式、表名、审批程序等做出统一规定。记录可附在程序文件和作业文件的后面。将所有的记录表格统一编号，汇编成册发布执行。必要时，对某些较复杂的记录表格要规定填写说明。

记录编制要求如下：

（1）应建立并保持有关评价过程控制记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管、收集和处理的文件化程序。

（2）记录应在适宜的环境中贮存，以减少编制或损坏并防止丢失，且便于查询。

（3）应明确记录所采用的方式。

（4）按规定表格填写或输入记录，做到记录内容准确、真实。

（5）应根据需要规定记录的保存期限。一般应遵循的原则是，需要永久保存的记录应整理成档案，长期保管。

（6）应规定对过期或作废记录的处理方法。

记录的内容一般应包括以下几个方面：

（1）记录名称：简短反映记录的对象；

（2）记录编码：编码是每种记录的识别标记，每种记录只有一个编码；

（3）记录顺序号：顺序号是某种记录中每张记录的识别标记，如记录为成册票据，印有流水序号，可视为记录顺序号；

（4）记录内容：按记录对象要求，确定编写内容；

（5）记录人员：记录填写人、审批人等；

（6）记录时间：按活动时间填写，一般应写清年月日；

（7）记录单位名称；

（8）保存期限和保存部门。